Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie, niet alleen de ambtelijke organisatie, maar ook de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner en transparant is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Personeel
De gemeente Urk groeit qua inwoners, bedrijven een maatschappelijke instellingen. Het gemeentebestuur heeft veel ambities. De organisatie van de gemeente Urk moet daarin meegroeien. Dat vereist een continue investering in de kwantiteit en kwaliteit van de ambtelijke organisatie. Het blijft door de situatie op de arbeidsmarkt een uitdaging om voldoende en voldoende gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Het blijft nog steeds nodig om voor bepaalde moeilijk vervulbare vacatures tijdelijk personeel in te huren. Ons beleid is er op gericht om daar waar dat lukt tijdelijke inhuur om te zetten in eigen medewerkers.

Opleidingsbudget
Een organisatie die constant in ontwikkeling is en ook nog steeds groeit vraagt van medewerkers dat zij zich continu persoonlijk blijven ontwikkelen. De Urk Academie speelt hierin een belangrijke rol. In Het Goede Gesprek maken managers en medewerkers concrete afspraken over deze persoonlijke ontwikkeling. Dat vereist wel een passend opleidingsbudget van 3% van de loonsom. Dat is ook nodig omdat het niet alleen gaat over persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers maar we investeren in 2024 en verdere jaren ook in de verdere ontwikkeling van de teams. Deze teamontwikkeling vindt plaats met externe deskundige begeleiding.

Arbeidsmarktcommunicatie
De arbeidsmarkt blijft de komende jaren krap. Dat vereist een creatieve manier van werken in het vervullen van de vacatures. Daarvoor is een arbeidsmarktcommunicatie plan vastgesteld. Vacatures worden niet alleen in- of extern opengesteld, maar potentiële kandidaten worden ook rechtstreeks benaderd. We experimenteren met een aanbrengbonus. De organisatie en de medewerkers presenteren zich met behulp van filmpjes. De inzet van LinkedIn als wervingsmiddel is vergroot.

Werving- en selectiebeleid
Het huidige beleid sluit niet meer aan op de ontwikkelingen over dit onderwerp. Daarom wordt in 2024 het beleid op het gebied van werving en selectie herijkt. Dat gebeurt in overleg met het management en de Ondernemingsraad.

Ziekteverzuim
Binnen de organisatie van de gemeente Urk is het ziekteverzuim de laatste jaren gestegen. Een aantal medewerkers heeft te maken gekregen met langdurige re-integratietrajecten als gevolg van langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid. De inzet van de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk is nodig gebleken en waar nodig geïntensiveerd. Deze inzet wordt niet alleen curatief maar ook preventief ingezet. Dit alles met het doel om het ziekteverzuim beheersbaar te houden en waar dat kan naar beneden bij te stellen.

Integriteit
In 2023 is het integriteitsbeleid voor de gemeente Urk vastgesteld. Er is een integriteitsfunctionaris aangewezen. In het begrotingsjaar 2024 wordt dit integriteitsbeleid verder uitgewerkt. Het is daarbij vooral belangrijk dat het bewustwordingsproces van de medewerkers hierover wordt vergroot. Daarvoor worden diverse interventies voorbereid en uitgevoerd.

Huisvesting
De huidige beschikbare ruimte voor huisvesting voor de gemeentelijke organisatie wordt met fase 1 en 2 van het project herinrichting gemeentehuis zo optimaal mogelijk ingericht en gebruikt. Deze ruimte is onvoldoende om hiermee nog jaren verder te kunnen. Daarom wordt actief gewerkt aan het uitplaatsen van de bibliotheek. Wanneer er meer duidelijkheid is over de mogelijke nieuwe plek voor de bibliotheek komt er een voorstel aan uw raad. De kosten hiervoor zijn nog niet opgenomen in deze begroting.

Informatievoorziening en ICT
Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Een van de speerpunten is een goede informatievoorziening en een goede informatiestructuur waardoor gemeenten de dienstverlening aan inwoners en bedrijven kunnen optimaliseren. De overheid digitaliseert steeds verder. Belangrijke aspecten hierbij zijn: digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers, digitale duurzaamheid, digitale veiligheid en privacy. In 2020 is een Informatiebeleidsplan door de raad vastgesteld. In 2024 evalueren en actualiseren we dit plan. De ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT zal ook de komende jaren doorgaan. Leidraad is dat de financiën structureel in de pas blijven bij het gemiddelde in Nederland.

Informatiebeheer
Voor het verbeteren van het informatiebeheer zijn de komende jaren aanvullende middelen nodig. In overleg met onze toezichthouder op het archief, de Provincie, is hiertoe een plan van aanpak opgesteld. Om het informatiebeheer de komende jaren op orde te houden word de inrichting van bestaande applicaties aangepast om aan te sluiten bij de huidige eisen voor een goed archiefbeheer en ontwikkelingen zoals de Wet open overheid (Woo).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Urk heeft een inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit beleid sluit aan op de huidige wet- en regelgeving, maar ook op de doelstellingen van de gemeente. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat bijvoorbeeld in op de volgende onderdelen:

• Juridische uitgangspunten (o.a. de beginselen bij inkoop);
• Ethische en ideële uitgangspunten (o.a. duurzaamheid en social return on investment);
• Economische uitgangspunten (o.a. lokale economie en het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid willen we samen met de huidige inkoopvoorwaarden gaan evalueren, daarna zal bekeken worden of aanpassing benodigd is.

Samenwerking en ontwikkelingen
Op gebied van ‘inkoop’ wordt er samengewerkt met de gemeenten Dronten en Noordoostpolder (de zogenaamde DUN-gemeenten). Naast gezamenlijke aanbestedingen komen ook thema’s als circulair inkopen, social return on investment en het werken met groslijsten bij meervoudig onderhandse aanbestedingen binnen deze samenwerking aan bod.
Zo wordt er o.a. gewerkt aan een eenduidige werkwijze voor de inzet van social return on investment binnen de gemeenten en een groslijstsystematiek voor enkel- en meervoudige onderhandse aanbestedingen van civieltechnische opdrachten.
In het verleden is er regelmatig een Regionaal Inkoop Overleg Flevoland (RIOF) geweest waarin actuele onderwerpen en ontwikkelingen werden besproken, vanuit de DUN-gemeenten willen wij hier nieuw leven inblazen zodat er zo optimaal samengewerkt wordt binnen de provincie.

Communicatie
Inwoners zijn steeds meer betrokken bij de (uitvoering van de) taken van de overheid en hebben hier een mening over. Inwoners betrekken, informeren en verantwoording afleggen zijn hierbij belangrijke aspecten. Op alle beleidsvelden is de advisering en ondersteuning van communicatie onmisbaar. In 2024 stellen we een nieuw communicatiebeleidsplan vast en formuleren centraal beleid voor burgerparticipatie. Initiatieven van inwoners, organisaties en bedrijven worden gewaardeerd en gestimuleerd, ook in het kader van de nieuwe Omgevingswet.
Sociale media spelen een steeds grotere rol in de communicatie tussen en met onze inwoners. De komende jaren versterken we het beleid ten aanzien van sociale media en kijken we welke kansen dit biedt voor onze gemeente om de communicatie met inwoners en bedrijven verder te bevorderen en bijvoorbeeld ook om het imago van Urk te verbeteren. We nemen citymarketing en -branding serieus en gaan het sterke verhaal van Urk vertellen, waarbij in het bijzonder aandacht is voor de economische en culturele eigenheid van Urk.

Juridische zaken
Inmiddels zijn de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) van kracht. De Woo is de vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Daarom kent deze wet de verplichting om uit eigen beweging bepaalde categorieën informatie openbaar te maken. Ook schrijft de wet maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. De Who verplicht gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Binnen onze organisatie wordt ook in 2024 gewerkt aan de implementatie van de nieuwe wetgeving. Daarnaast wordt verder gewerkt aan de steeds voortschrijdende wettelijke verplichtingen op het gebied van privacy.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het verslagjaar 2023 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.

De verantwoordelijkheid van het college van B&W voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Het college van B&W geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.